05.06.2024 |
Eine kleine Materialsammlung für den privaten Umgang mit (digitalen) Dokumenten
Das Thema digitale Archivierung im persönlichen Bereich (personal archiving) und digitale Identität wird immer relevanter. Überall verlagern sich Lebenswelten immer stärker in den digitalen Raum. Doch was kann man tun mit Blick auf wichtige Dokumente? Wie und wo sollte man diese speichern? Was sollte man im Notfall tun? Wie können z. B. Angehörige Accounts und Onlineregistrierungen wieder schließen? Das Thema ist sehr vielfältig. Daher hier eine kleine Materialsammlung, um einige drängende Fragen zu beantworten!
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Was ist digitale Identität?
Digitale Identitätist die Summe der digitalen Spuren, die im Internet aktiv (z. T. auch passiv) hinterlassen werden, sowie die Daten und Informationen mit Erinnerungswert auf elektronischen Endgeräten.
Dies kann also E-Mail, Soziale Medien, abgelegte Dateien in Cloudspeichern, Webseitenregistrierungen, Onlineshopping, Bezahlsysteme, gekaufte Software, Streamingabos, Fotos auf Handy und Digitalkamera, die eigene Musiksammlung und vieles, vieles weitere umfassen.
Warum darum kümmern?
Es vermeidet Chaos, etwa wenn man alte Registrierungsdaten sucht, einen online abgeschlossenen Vertrag wieder kündigen will oder möchte, dass Verwandte, Freunde oder Angehörige bestimmte Dinge im Notfallregeln können.
Ordnet man diese Dinge frühzeitig, hilft es, dass die richtigen Informationen auch an die richtigen Personen kommen. Nicht für jeden ist z. B. die private Foto- oder Musiksammlung gedacht und nicht alle brauchen Informationen über laufende Verträge oder erstellte Dokumente.
Zudem erzeugt private Archivierung von Dokumenten eine gewisse Rechtssicherheit. So kann man im Zweifelsfall Garantieansprüche oder Steuerbelege nachweisen, wenn dies nötig ist, und man behält den Überblick über wichtige Schreiben, Zertifikate oder Qualifizierungsnachweise.
Seltener können auch Dinge vorhanden sein, die hohe kulturelle oder gesellschaftliche Relevanz haben. Man denkt es oft nicht, aber viele Stadtarchive sind an Fotos, Videos oder Textstücken interessiert, die das Leben in einer Gemeinde dokumentieren, die Stadtentwicklung nachzeichnen oder Zeitzeugnisse von historischen Ereignissen sind.
Nicht zuletzt können auch persönliche Gründe entscheidend sein, um sich mit dem Thema private Archivierung von Dokumenten zu beschäftigen.
Es gibt im Netz einige Tests auf die Sicherheit und Möglichkeiten von Clouddiensten. Achten Sie generell auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) im Umgang mit Cloudspeichern. Besonders die Löschung der Daten, der Ausfall von Speicher und die Kündigung der Dienstleistung sind relevante Aspekte.
Bei den allermeisten Webseiten, bei denen man sich angemeldet hat, kann man sich auch wieder abmelden und das Konto stilllegen oder löschen. Zum Beispiel wenn das Konto nicht mehr benötigt wird. Häufig findet man auf den Webseiten der Betreiber:innen eine kurze Anleitung, was man zu tun hat. Hier daher einige Beispiele gängiger Onlinekonten.
Passwörter sind oft der wortwörtliche Schlüssel für Teile der digitalen Identität. Daher ist es umso wichtiger Sorge zu tragen, dass diese Schlüssel sicher aufbewahrt sind, man aber dennoch darauf zugreifen kann, wenn man sie benötigt. Hinzu kommt, dass manchmal auch auch Bekannte oder Angehörige diese Passwörter benötigen, etwa um im Notfall Angelegenheiten zu klären oder Konten zu schließen.
Nicht empfehlenswert ist es Passwörter einfach in eine Textdatei zu schreiben. Diese kann extern schnell kopiert und ausgelesen werden. Nutzen Sie lieber ein Passwortmanager. Dort können Sie alle Passwörter in einer Liste eintragen und diese mit einem Hauptpasswort (Masterpasswort) verschlüsseln. Hierzu gibt es verschiedene Anbieter und Tools die diese Daten online oder offline speichern.
Für den Notfall empfiehlt es sich auch eine analoge Passwortliste sicher zu hinterlegen. Etwa in der Notfallmappe, in einem Tresor, Bankschließfach oder notariell. Angehörige wissen in diesem Fall, wo man sich registriert hatte, und können im Zweifelsfall dann auch Registrierungen einfacher schließen und Accounts löschen, falls dies notwendig ist.
Der Betriebssystemeigene Papierkorb ist nicht ausreichend für eine sichere Löschung von Daten. Besonders wenn Sie Hardware weitergeben möchten, sollten Sie Daten aber sicher und dauerhaft löschen. Die sicherste Variante ist eine physische Zerstörung. Etwa das aufbohren einer Festplatte, mehrfaches Zerbrechen von CD-Roms, USB-Stick etc. Dies ist jedoch nicht ganz ungefährlich und sollte nur von erfahrenen Personen durchgeführt werden. Auch ist es manchmal nicht möglich den Speicherträger zu zerstören, etwa wenn man Endgeräte wie Handys noch weiterverkaufen möchte.
Eine andere Möglichkeit ist daher das sichere Löschen von Daten mit Spezialsoftware. Diese Löschsoftware überschreibt beispielsweise Datenträger mehrfach mit Nullen und Einsen, was das Wiederherstellen von Daten sehr schwer macht. Dies ist für die meisten klassischen Speicherträger ausreichend. Bei SSD Festplatten sollten Sie in jedem Fall Tools benutzen die einem NIST-800-88-STandard genügen, da SSD Festplatten Daten technisch anders ablegen als beispielsweise HDD-Festplatten.
Viele Archive sammeln Nachlässe oder sind prinzipiell interessiert an Kulturgütern, Dokumenten der Zeitgeschichte, Schriftstücken, historischen Ortsansichten oder Originaltondokumenten. Dies kann sogar Teil des Sammlungsprofils sein. Es lohnt sich daher manchmal nachzufragen, ob z.B. ein Stadt- oder Kreisarchiv in der Nähe vielleicht Interesse an Teilen Ihrer Dokumenten hat.
Hier finden Sie eine gute Suche von Archiven (und anderen Kultureinrichtungen) bundesweit:
