Nachfolge Immobiliensoftware
Derzeit wird in der Erzdiözese Freiburg (K.d.ö.R) neben der Nachfolgesoftware P5 der Firma Wilken im Bereich Finanzbuchhaltung die Immobiliensoftware vFM (visual FM) der Firma Loy & Hutz eingesetzt. Aufgrund der auslaufenden Wartungsunterstützung für die jetzige Immobiliensoftware vFM ist zum 01.01.2027 die Einführung einer Nachfolgesoftware für den Bereich Immobilien- und Baumanagement geplant. Hierfür wurde das Vorprojekt „Nachfolge-Immobiliensoftware EO“ ins Leben gerufen, in dem die Entscheidung einer Nachfolgesoftware getroffen sowie das Nachfolgeprojekt die „Implementierung Nachfolge-Immobiliensoftware EO“ vorbereitet werden soll.
Ziel ist die Sicherstellung und Fortführung der IT-unterstützten Immobilien- und Bauverwaltung der Erzdiözese Freiburg sowie die Anpassung und Erweiterung der künftigen Immobilien- und Bauprozesse und Geschäftsabläufe, um den umfangreichen Bestand der Immobiliendaten wirtschaftlich und nachhaltig nutzen und fortentwickeln zu können unter anderem auch im Bereich Energiemanagement und Betreiberverantwortung. Die Einführung der Immobiliensoftware wird auf Grundlage von prozessorientierten Vorgängen mit einem hohen Standardisierungsgrad, nach den Prinzipien der Projektmanagement-Methode PRINCE2, ermöglicht.
In Abhängigkeit der relevanten Fachbereiche sind Vertreter mit der nötigen Prozesserfahrung in das Projekt eingebunden. Neben dem Lenkungsausschuss ist die Stabstelle IKS, ein Empfehlungsgremium (Vertreter verschiedener Fachabteilungen), die Stabsstelle-IT, Datenschutz und Datensicherheit sowie KMPG als externe Beratung in das Projekt eingebunden.
Die Einführung der neuen Immobiliensoftware kann in sechs Phasen gegliedert werden:
Phase 1: Konzeption und Analyse
Phase 2: Vorbereitung und Anforderungskatalog
Phase 3: Ausschreibung & Vergabe
Phase 4: Implementierung
Phase 5: Nutzung und Betrieb des Systems
Phase 6: Erneuerung / Ablösung des Systems
Allgemeine Hinweise:
Die derzeitige Immobiliensoftware vFM wird momentan durch rund 1.000 User verschiedener Dienststellen genutzt, welche sich auf mehrere Standorte im gesamten Gebiet der Erzdiözese Freiburg verteilen. Zu den Besonderheiten der Immobilienverwaltung der Erzdiözese Freiburg zählen die getrennten Eigentümerverhältnisse von Gebäuden und Grundstücken (wirtschaftliches Eigentum) sowie Mischnutzungen der Immobilien, welche von den Dienststellen verwaltet werden.
Insgesamt werden in der Immobiliensoftware vFM rd. 50 Mandanten mit den entsprechenden Werken von den Dienststellen verwaltet. Diese beinhalten rd. 1.700 kirchliche Rechtspersonen der Erzdiözese Freiburg, die im Eigentum von Immobilien sind.
Dies sind insbesondere folgende Dienststellen:
- Erzbischöfliches Ordinariat
- Verrechnungsstellen und Gesamtkirchengemeinden
- Erzb. Bauämter in Freiburg, Konstanz und Heidelberg
- Stiftungen der Erzdiözese Freiburg Standort Freiburg und Heidelberg
Die Immobiliensoftware vFM wird derzeit unter anderem für die Verwaltung folgender Bereiche eingesetzt:
- Immobilienmanagement
- Modul / Gebäudemanagement
- Modul / Bauprojektmanagement
- Modul / Grundstücksmanagement (Flächenumlegung etc.)
- Vertragsmanagement
- Modul / Mietmanagement
- Modul / Verwaltung von landwirtschaftlichen Pachtverträgen
- Modul / Erbbaurechtsverwaltung
- Modul / Verwaltung von Nutzungsverträgen
- Modul / Vertragspartnerverwaltung, darunter Vertragspartner (Schuldner, z.B. Mietende) und Dienstleistende (Gläubiger, z.B. Baufirma)