Die Weglegesache

Beginnen wir mit dem Geschäftsgang. Der Geschäftsgang ist grob gesprochen der Prozess, der abläuft, wenn in der Verwaltung etwas passiert. Beispielsweise wenn ein Schreiben eingeht, Um- oder Abbuchungen getätigt werden, Ausgangspost versendet wird oder sonstige Ereignisse, die Schriftwerk entstehen lassen. Um diesen Prozess des Geschäftsgangs zu steuern, werden Geschäftsgangvermerke eingesetzt. Neben Vordrucken und Laufzetteln sind diese wichtige Prozesssteuerungsinstrumente. Welche Prozesse in einer Verwaltung konkret vorgesehen sind und wie der Verfahrensablauf geregelt ist, findet sich z. B. in der Geschäftsordnung oder dem Rahmenaktenplan einer Behörde wieder. 

 

Geschäftsgangvermerke kann man wiederum zwischen "Vermerk" und "Verfügung" unterscheiden. Vermerke dokumentieren mehrheitlich, was mit zuvor gegebenen Anweisungen (Verfügungen) passiert ist. Typische Vermerke sind etwa der Posteingangsstempel, "erl. = erledigt" oder "K. g. = zur Kenntnis genommen". Nicht selten werden dafür z. B. auch nur Haken und Unterschrift genutzt. 

 

 

Verfügungen hingegen sind, vereinfacht gesagt, die Anweisungen, die im Prozessverlauf als nächste Bearbeitungsschritte anstehen. Beispiele hierfür sind "z. (g.) K = zur (gefälligen) Kenntnisnahme" (entspricht einem CC in einer E-Mail), "b. R. = bitte Rücksprache", "SOFORT = unverzüglich bearbeiten" oder Umlaufverfügungen mit Namen, wer das Dokument sehen soll.

 

Einige dieser Verfügungen bedeuten den (zwischenzeitlichen) Abschluss der Bearbeitung. Diese werden daher auch "Schlussverfügungen" genannt, beispielsweise "z. Sg. = zur Sammlung",  "Wv. = Wiedervorlage (am)", "z. V. = zum Vorgang", "z. d. A. = zu den Akten" oder eben "wegl. = weglegen".

 

Wenig prosaisch ausgedrückt, sind Weglegesachen all jene Geschäftsvorfälle, die mit dem Geschäftsgangsvermerk "weglegen" schlussverfügt wurden. Was bedeutet das aber konkret? Nun, Weglegesachen sind in der Regel solche Schriftstücke, die aus rechtlichen Gründen nicht verwahrt werden müssen. Sie besitzen weder Beweis- noch Erinnerungswert und werden in naher Zukunft aller Wahrscheinlichkeit nach keine weitere Relevanz haben. Dennoch tragen sie einen -wenn auch geringen oder befristeten- Informationswert, in der Regel wird auch nicht auf sie geantwortet. Sie sind quasi der kosmische Gegenspieler zur Aktensache. Typische Weglegesachen sind Einladungen, Veranstaltungshinweise, unaufgefordert eingesandte Angebote, Werbung, Infobriefe, etc. Diese Schriftstücke werden häufig kurzfristig und nur einfach verwahrt, bekommen -wenn überhaupt- nur ein einfaches Aktenzeichen, erhalten keine Einträge im Geschäftsbuch und werden oftmals innerhalb eines Jahres ohne Rücksprache etwa mit einem zuständigen Archiv vernichtet. 

 

Die frühesten Hinweise auf Weglegeverfahren finden sich im Zuge der Neuordnung der preußischen Staatseisenbahnverwaltung 1895, wonach alles, was nicht dauernden Wert besitzt, wegzulegen sei (Röll 1912). Heinz Hoffmann (1993) verweist auf die im Jahr 1907 eingeführte Registraturordnung der Bayrischen Eisenbahnverwaltung, wonach Weglegesachen dort zwischen "W" (Weglegen) und "SW"-Sache (sofort weglegen) unterschieden werden und demnach fünf Jahre zu verwahren sind. Diese wird 1910 auf ein Jahr verkürzt und finden 1926 auch Eingang in die "Gemeinsame Geschäftsordnung der Reichsministerien": 

 

Das formalisierte Weglegen ist heutzutage etwas aus der Mode gekommen, wird allerdings auch in modernen Verwaltungsstrukturen noch praktiziert. Dies mag zum einen daran liegen, dass vor allem der Informationsstrom an irrelevanten Schriftstücken sich in den letzten 40 Jahre deutlich gesteigert hat und seine Fortsetzung aktuell auch bei der E-Mail erlebt. Zum anderen könnte dies aber auch an generellen Schwächen des Konzepts "Weglegesache" liegen. Hoffmann führt etwa an, dass in manchen Fällen nur der/die Sachbearbeiter:in entscheiden kann, ob es sich um eine aktenrelevante Informationen handelt oder nicht. Im Zweifelsfall fällt diese Entscheidung eher in der Anwendung des Konzepts zugunsten von "aktenrelevant" aus, um auf einer rechtssicheren Seite zu sein. Zudem können manche Schreiben sich erst im Verlauf von Korrespondenz als "vorgangsbegründend" herausstellen. Damit verbunden ist auch ein höherer Aufwand, eine weitere "Weglege"-Ablage (etwa in der Schriftgutverwaltung) zu unterhalten und diese bei eventuellen Nachfragen ebenfalls mit durchsuchen zu müssen. 

 

In diesem Sinne: Frohes Weglegen!

 

Tony Franzky