Ein Blick hinter die Kulissen

Am Anfang des Prozesses steht der Posteingang: analog wie elektronisch. Heutzutage finden die meisten Anfragen in Form von E-Mails ihren Weg ins EAF. Eigens dafür gibt es ein allgemeines Postfach (archiv@ordinariat-freiburg.de), wobei auch jede / jeder Mitarbeitende eine eigene E-Mail-Adresse hat. Innerhalb des allgemeinen Postfachs gibt es Ordner, die nach den Mitarbeitenden benannt sind.

 

Der Archivleiter verteilt die eingegangenen Anfragen nun, indem er jede E-Mail in den Ordner der Person verschiebt, die sie bearbeiten soll. Diese zentrale Zuweisung ist sinnvoll, da unser Team aus Personen mit verschiedenen Wissens- und Arbeitsschwerpunkten besteht. Außerdem können auf diese Weise die individuelle Wochenarbeitszeit und Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit besser berücksichtigt werden.

 

Die weiteren Verarbeitungsschritte passieren im Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Kollegin im Sekretariat legt in der Akte „Anfragen“ in unserem DMS einen Vorgang an. Letzterer erhält eine Nummer und ist nach der anfragenden Person benannt, z. B. 2024-23-Mustermann, Max. Unterhalb des Vorgangs kommen als Elemente ein Eingangs- und ein Ausgangsschreiben hinzu. 

 

 

Zunächst wird zum Vorgang ein Eingangsschreiben erstellt: auch dieses erhält eine eigene Nummer und wird mit Metadaten versehen, etwa dem Betreff, Adressfeld, Eingangsdatum der E-Mail, etc. Hier wird als Dokument dann die E-Mail selbst angehängt. Des Weiteren erstellt die Kollegin einen Geschäftsgang und weist eine Bearbeiterin / einen Bearbeiter zu. Erst jetzt wird die Anfrage im Arbeitskorb der Person sichtbar, welche die Anfrage beantworten soll.

 

 

Im DMS erzeugt die Bearbeiterin / der Bearbeiterin nun elektronisch ein Ausgangsschreiben, das sämtliche Informationen vom Eingangsschreiben übernimmt, damit in Bezug steht und eine eigene Nummer bekommt. Letztere wird in der Antwort als „unser Zeichen“ immer mit angegeben. Wenn die Antwort am Ende der Recherche verfasst worden ist – es ist in den meisten Fällen eine E-Mail mit ggf. einem Anhang (oft ein Scan) – dann wird sie einerseits an die anfragende Person verschickt und andererseits noch im DMS abgelegt. Dieselbe E-Mail wird einfach unter dem entsprechenden Ausgangsschreiben als Dokument hinzugefügt. Zuletzt kann noch der Geschäftsgang als „erledigt“ markiert werden, sodass die Aufgabe aus dem Arbeitskorb verschwindet.