Einblick in die Archivwissenschaft: Records Continuum Model (RCM)

Das RCM wurde in den 1990er Jahren in Australien entwickelt. Frank Upward, Sue McKemmish und Livia Iacovino waren maßgeblich mit den theoretischen Überlegungen und der grafischen Darstellung befasst (s. vereinfachte Abbildung) – allesamt an der Monash University in Melbourne wirksam und den Informationswissenschaften zugehörig.

 

Das Modell bezieht sich nicht nur auf digitale Unterlagen, auch wenn der Begriff „records“ eine Engführung auf elektronische Dokumente suggeriert. Die Theorie verbindet Records Management mit Archivierungspraxis und unterscheidet deshalb nicht begrifflich zwischen vorarchivischen Records und archivischem Schriftgut. Records werden dadurch zum Sammelbegriff für physische und elektronische Dokumente, unterschiedlichste Aufzeichnungen sowie Archivalien. Die Hinzufügung „continuum“ möchte die Multidimensionalität und Prozesshaftigkeit betonen, die sich im Wesentlichen als eine kontinuierliche Bearbeitung, Datenvernetzung sowie räumlich-zeitliche Neuverortung der Records begreift. Damit bietet das Modell einen Gegenentwurf zu der bei uns gängigen Vorstellung eines Dokumentenlebenszyklus - und genau das bereitet einige Schwierigkeiten.

Das RCM geht nicht von abgrenzbaren Zuständigkeiten und aufeinanderfolgenden Bearbeitungsschritten aus, die erst von Records Managern und anschließend von Archivarinnen und Archivaren durchgeführt werden. Es bevorzugt demgegenüber die Auffassung, dass Records im ständigen Werden begriffen sind, wiederkehrend räumlich-zeitlich neu verortet, um Kontextinformationen und verschiedene Blickwinkel ergänzt sowie parallel genutzt werden. 

Zum Verständnis visualisiert das 1996 präsentierte Modell vier Dimensionen in konzentrischen Kreisen: (1) „create“, (2) „capture“, (3) „organise“ und (4) „pluralise“. Diese Dimensionen sind keine Schritte in einer zeitlichen Abfolge, sondern stellen eine Ausweitung der Verfügbarkeit von Records dar, von einem kleinen Kreis bis hin zu einer größeren Öffentlichkeit. Diese Skalierung berücksichtigt neben den Personen auch die genutzten technischen Systeme, die Aufbewahrungsdauer sowie den gesellschaftlichen Stellenwert der Dokumente. 
 

(1) Mit „create“ verweist das RCM auf die Anfertigung eines Records, mit dem zunächst noch kein Umgang durch andere als die an seiner Entstehung beteiligte(n) Person(en) befasst ist bzw. sind. 
(2) Der aktive Zugriff erfolgt in „capture“, wenn also das Record in einen Kommunikationszusammenhang gesetzt wird, indem es mit weiteren Records zusammengeführt wird oder in menschliches Handeln übergeht. An dem Punkt werden Records zum Gegenstand von Management und es sind Metadaten vorhanden, die als kontextbildend und festhaltenswert verstanden werden. Oft sind dies Records mit Evidenzwert für geschäftliche oder gesellschaftliche Tätigkeiten, die in sicheren Systemen aufbewahrt werden und abrufbar sein sollen. 
(3) Die Dimension „organise“ bewegt sich in einem Umfeld, das sich der Überlieferungsbildung bewusst ist. Hierunter fallen die Entscheidung und die Schritte einer Organisation, die für sie wichtigen Records in eine Struktur zu bringen, in ein technisch langfristig verfügbares System zu integrieren und sogar ein eigenes Gedächtnis (z. B. Archiv) zu bilden. 
(4) In der „pluralise“ Dimension steht die Verfügbarmachung der Records im Vordergrund. Es werden Maßnahmen ergriffen, um den Informationswert der Records für Kultur und Gesellschaft dauerhaft zu erhalten.

 

Wie können wir das Modell anwenden?

Da sich unsere Arbeitspraxis vorwiegend nach dem Lebenszyklus von Dokumenten sowie Akten ausrichtet und dies tief in anknüpfenden Prozessen wie auch in Archivgesetzen verankert ist, erscheint die Umsetzung des RCM eher unrealistisch. Bei genauerer Betrachtung sind die Problemfelder ebenso vielseitig wie eklatant. Allerdings bleibt die Einbettung der Records in ein fluides Ganzes als Gedankengebäude durchaus spannend, weil es die Komplexität unserer Informationsgesellschaft gut greifen kann. Man könnte sich also fragen, ob man Teile des RCM sinnvoll in die eigenen Prozesse integrieren kann.

 

• Prozesse und Funktionen bedenken: zwischen beiden Dimensionen gibt es eine Wechselwirkung, im Alltag gerät die Funktion (und spätere Nutzungsmöglichkeiten) der Records durch die Einbindung in vorgegebene Prozesse jedoch oft in den Hintergrund
• Grenzen abbauen: Zusammenarbeit von Records Management / Altregistratur und Archiv begünstigen; es geht nicht um die Einmischung in das Aufgabengebiet des anderen, sondern um den Austausch, Teilhabe an der fachlichen Expertise und die bestmögliche Sicherung der Records mitsamt Metadaten und weiteren Kontextinformationen
• (Meta-)Datenauswahl überdenken: bei der Festlegung der zu übertragenden Metadaten vom DMS ins Archiv können Daten verlorengehen, weil man sie bisher als irrelevant für die Archivierung erachtet hat (z. B. Metadaten zu Geschäftsgängen, Verweise, Links, Versionen); durch die Erfahrung mit Nutzenden lässt sich einschätzen und über die Zeit hinweg auch aktualisieren, welche (Meta-)Daten außerdem noch interessant sein können
• Verzeichnung anreichern: beständeübergreifende Querverweise in die Verzeichnung einbauen (z. B. wenn eine Einrichtung einen Nachlass und eine Personalakte zu einer Person hat) oder Teilbestände in anderen Archiven vermerken, damit die Auskunft an die Nutzenden auch ohne Spezialwissen von Archivmitarbeitenden gelingen kann
• Forschungsprojekte aufnehmen: wenn mit Beständen oder Akten wissenschaftlich gearbeitet wurde, entsteht im Idealfall eine Publikation, die als Belegexemplar an das Archiv gegeben wird; man könnte diese Publikation oder die zugrundeliegenden, aufbereiteten Daten (z. B. Transkriptionen, Datenbanken) nach Absprache ebenfalls aufnehmen
• Vernetzung: wenn möglich bei der Erschließung mit GND arbeiten und darüber hinaus die Nutzung von größeren Plattformen und Informationssystemen in Erwägung ziehen, um eigene Bestände sichtbar zu machen und mit anderen Beständen zu verknüpfen

 

 

 

Sarah Mammola