Referat Personalentwicklung und -gewinnung Referat Betriebliches Gesundheitsmanagement Referat Verwaltungspersonal Referat Personal Pastoral und Bildung - Verwaltung Referat Abgaberecht und Versorgungseinrichtungen Referat Personal- und arbeitsrechtliche Compliance Teilprojekt Personal Kollektives Dienst- und Arbeitsrecht Downloads

Mobiles Arbeiten

  
 
Mentale Vorbereitung für mobiles Arbeiten
 
Ein effektives Instrument für ein gutes Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip. Es geht davon aus, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Aufwand erreicht werden können. Überlegen Sie sich jeden Tag, welche Tätigkeiten wirklich wichtig sind und welche nicht. Mit diesem Prinzip teilen Sie sich die Zeit so ein, dass Sie die Dinge erledigen, die Sie effektiv voranbringen.
 
Unter Zeitdruck ist die Versuchung groß, ohne Unterbrechung weiterzuarbeiten. Aber alle benötigen Pausen, für Erholung und Regeneration. Es reicht schon, wenn jede Stunde eine fünfminütige Pause einlegt wird. Ideen und Anregungen für eine effektive Pausennutzung finden Sie z. B. bei der AOK unter dem Stichwort „55-5-5“: nach 55 Minuten effektiver Arbeit, 5 Übungen für eine 5-minütige Pause. Das Plakat mit den Bewegungsanleitungen finden Sie oben.
 
Es ist ebenso wichtig, den Anschluss zu den Kolleginnen und Kollegen nicht zu verlieren. Wir brauchen die Gemeinschaft, der Mensch ist ein Herdentier. Der ein oder andere fühlt sich im Homeoffice vielleicht allein gelassen und zieht sich dadurch sehr zurück. Psychologen sehen darin eine potentielle neue Gefahr, die sich in erhöhten Krankheitstagen und längerfristigen Arbeitsausfällen ausdrücken kann. Dem persönlichen Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu. Ein regelmäßiger Online-Austausch könnte eine Möglichkeit sein, diesen Kontakt aufrechtzuerhalten, niemanden aus den Augen zu verlieren und das Team ins Boot zu holen. Dabei muss nicht zwingend jeden Tag ein Onlinemeeting durchgeführt werden. Es kann aber hilfreich sein, einen regelmäßigen Termin pro Woche fest im Kalender zu blocken und zu vereinbaren.
 
  • Benutzen Sie Treppen statt den Fahrstuhl.
  • Machen Sie in der Mittagspause einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft.
  • Telefonieren Sie im Stehen.
  • Verändern Sie Ihre Arbeitshaltung: nutzen Sie jede Möglichkeit PC-Aufgaben im Stehen zu erledigen.
  • Machen Sie ab und zu Ausgleichsübungen direkt am Arbeitsplatz.
 
Ein großes Ärgernis sind unklare Absprachen im Büro. So kann es passieren, dass zwei Mitarbeiter die gleiche Aufgabe erledigen. Währenddessen bleibt eine wichtige Anfrage unbeantwortet, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt. Die Arbeit im Büro verläuft viel entspannter, wenn sich alle zusammensetzen und die Zuständigkeiten klären.
 
Rituale können helfen, eine Struktur und Sicherheit für den Arbeitstag zu gewinnen. 
Läuten Sie den Feierabend mit einem gleichbleibenden Ritual ein. Damit demonstrieren Sie sich selbst, dass Sie jetzt mit der Arbeit abschließen. So könnte ein Arbeitsende aussehen: Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und ordnen Sie die Unterlagen in die entsprechende Ablage. Schreiben Sie eine To-Do-Liste für den nächsten Tag oder planen Sie die nächsten Termine. Auf diese Weise können Sie leichter abschalten. Zum Schluss verabschieden Sie sich mit einem kleinen Small Talk von den Vorgesetzten und Kollegen.
 
Praktische Voraussetzungen für mobiles Arbeiten schaffen
 
Überlegen Sie, wie die Einteilung der Tätigkeiten sinnvoll ist: was kann ich von zu Hause erledigen und wann bin ich dort am produktivsten? Welche Arbeit kann ich am ehesten im Büro ausführen? Und ganz wichtig: sprechen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen UND Ihrem Vorgesetzten über Ihre Wünsche, Vorstellungen und Ideen zur Arbeitsgestaltung. 
  • Verteilen Sie, wenn es die Situation zulässt, die Arbeit auf fünf bzw. die arbeitsvertraglich vorgesehenen Arbeitstage.
  • Halten Sie sich mindestens an die 30-minütige Mittagspause und
  • lüften Sie immer wieder.
  • Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kaffeepause online mit den Kolleginnen und Kollegen zu verbringen und
  • legen Sie zwischendurch eine Bewegungspause ein – im Idealfall einmal pro Stunde.
  • Richten Sie für sich eine feste Arbeitszeit ein, sodass Sie eine tägliche Struktur haben und
  • halten Sie, wenn möglich, die Kernzeit von 9 – 12 Uhr ein. 
  •  Berücksichtigen Sie auch die Regelarbeitszeiten.
 
  • Regeln mit Mitbewohnern zu vereinbaren
  • Arbeit und Freizeit zu trennen und
  • einen individuell passenden eigenen Weg zu finden.
 
Für eine Wohlfühlatmosphäre sind Ordnung und klare Strukturen erforderlich. Räumen Sie zuerst Ihren Schreibtisch leer und genießen Sie die freie Fläche. Dann stellen Sie nur noch die Dinge auf den Tisch, die Sie wirklich jeden Tag benötigen. Ein aufgeräumter Schreibtisch kann Balsam für die Seele sein.
 
Wenn Sie bei der Arbeit immer wieder nach Dokumenten suchen, begleiten Sie Frust und Ärger bis in das Privatleben. Damit jederzeit Unterlagen innerhalb einer Minute wiedergefunden werden, bedarf es eines logischen Ablagesystems.
 
Außerdem ist ein ergonomisch gestalteter, geeigneter Arbeitsplatz von Vorteil der u.a. hilft den
  • Nacken zu schonen,
  • der bequem ist und es ermöglicht
  • regelmäßig aufzustehen.
  • Richtig sitzen bedeutet, der Rücken ist gerade, wird von einer Lehne gestützt, Ober- und Unterschenkel bilden einen rechten Winkel zueinander
  • Die Arbeitsfläche ist am besten so hoch, dass Ober- und Unterarm beim Tippen ebenfalls im rechten Winkel sind
  • Um aktiv zu bleiben, eignen sich höhenverstellbare Schreibtische – ein erhöhtes Pult als günstige Alternative für zu Hause ist auch möglich. Hier kann mit aufrechter Haltung und einem geraden Rücken gearbeitet werden. Die Fußsohlen werden gleichmäßig belastet.
  • Der Bildschirm wird idealerweise so positioniert, dass der Blick von oben leicht darauf hinabgeht – als würde man ein Buch lesen. Der Abstand zum Bildschirm beträgt dabei 50 bis 70 Zentimeter.
  • Bei der Arbeit mit einem Notebook benutzen Beschäftigte am besten eine zusätzliche Tastatur und Mau sowie einen externen Bildschirm.
 
Vielleicht hilft Ihnen der ein oder andere Punkt, Ihren Tag stressfreier und zufriedenstellender organisieren zu können.
Ergänzend finden Sie einen passenden Artikel zu diesem Thema von impuls-Redakteurin Angelika Unger unter diesem Link.
Weiterführend haben wir außerdem noch einen Link zum Thema „So steuern Sie Ihr Team – Homeoffice-Tipps für Führungskräfte“, von impulse-Chefredakteurin Nicole Basel für Sie: Plötzlich arbeiten alle im Homeoffice? So steuern Sie Ihr Team
 
Einfach die Sachen packen im Büro und ab ins Homeoffice/mobile Arbeiten? So einfach ist es leider nicht ganz. Es gibt ein paar organisatorische Dinge für Sie zu regeln:
  1. Sprechen Sie ihr Vorhaben unbedingt mit Ihrem Vorgesetzten ab und einigen Sie sich auf eine gangbare Lösung/Modus.
  2. Füllen Sie den Fragebogen zur Gefährdungsbeurteilung Homeoffice aus und lassen Sie diese auch von Ihrer Führungskraft unterschreiben.
  3. Nehmen Sie an der Unterweisung „mobiles Arbeiten/Homeoffice“ teil.
  4. Schicken Sie der für Sie zuständigen Personalsachbearbeitung die Gefährdungsbeurteilung sowie die Teilnahmebescheinigung der Unterweisung zusammen mit der Vereinbarung/Regelung die Sie mit Ihrem Vorgesetzten gemeinsam getroffen haben.
  5. Von ihrer zuständigen Personalsachbearbeitung erhalte Sie dann ihre individuelle Homeoffice-Vereinbarung (schriftlich) ausgehändigt und es kann endlich losgehen.
Hinsichtlich des Versicherungsschutzes im Homeoffice/mobilen Arbeitens gilt derselbe Versicherungsschutz wie wenn Sie im Büro bzw. an Ihrer Arbeitsstätte wären. 
Folgende Bedingungen/organisatorische Voraussetzungen müssen gegeben sein:
  1. Gute, stabile Internetverbindung 
  2. Sicherstellung des Datenschutzes
  3. Keine zu beengten räumlichen Verhältnisse
  4. Störungsarmes Arbeitsumfeld
 
Links
Weiterführende Links und Downloads zum mobilen Arbeiten finden Sie hier: